Redovisningsguide checkar
OBS! Deadline för redovisning av samtliga checkar är satt till 31 augusti 2017.
Här finns information över vad som behöver bifogas redovisningen för en utvecklingscheck. Är det dags att ansöka om en slututbetalning eller vill ni kanske ansöka om en delutbetalning? Se instruktioner nedan.
ANSÖKAN OM SLUTUTBETALNING
Detta ska ingå i slutredovisningen:
- Ansökan om utbetalning
- Kostnadssammanställning
- Verifikationer
- Betalningsbevis
- Ideell tid/ ideella resurser
- Medfinansieringsintyg
- Slutrapport
ANSÖKAN OM DELUTBETALNING
Detta ska ingå i en delredovisning:
- Ansökan om utbetalning
- Kostnadssammanställning
- Verifikationer
- Betalningsbevis
- Ideell tid/ ideella resurser
- Lägesrapport (hur ligger ni till? vad har gjorts och vad är kvar?)
Ansökan om utbetalning postas till:
Upplandsbygd lokalt ledd utveckling
Kilsgärdesvägen 3A, 1 TR N
743 30 Storvreta
Information om punkterna:
1. Ansökan om utbetalning (Hämta fil)
Denna blankett fylls i och signeras av firmatecknare.
2. Kostnadssammanställning (hämta fil)
Denna fyller ni i digitalt och skriver ut. Titta i er budget och jämför med utfallet. Finns det någon medtagen kostnad som inte finns i er budget? Då kan det vara bra att skicka in en uppdaterad budget till oss för godkännande.
3. Verifikationer
Kopior på kvitton och fakturor bifogas. Se till att kopian är tydlig så att all text syns.
Använd gärna vår kvittomall (hämta fil).
Körjournal (hämta fil) använder ni för att redovisa reseersättning med bil (18,50 kr/mil).
Angående kostnader:
Begränsningar för mat och dryck
Restaurangnotor, matinköp till möten etc. måste motiveras. Det ska framgå vilka som deltagit i aktiviteten, syftet med aktiviteten samt kopplingen till projektet. Bifoga alltid en deltagarlista med program eller motsvarande. Alla aktiviteter av detta slag ska vara rimliga och väl motiverade.
Du får högst redovisa kostnader för
- lunch, middag eller supé med 90 kronor per person och tillfälle, exklusive moms (100,80 kronor inkl moms).
- andra måltider med 60 kronor per person och tillfälle exklusive moms (67,20 kronor inkl moms).
Om ni t.ex. ska redovisa lönekostnader i projektet så finns det två sätt att redovisa beroende på om personen arbetat hela sin tid i projektet, eller deltid.
Läs mer angående regler kring redovisningen i ett utdrag från jordbruksverkets projekthandbok (hämta fil)
4. Betalningsbevis
- Olika betalningsbevis beroende på sätt att betala
- Betalning via internet styrker du med utdrag ur internetbank som visar att den är betald och till vilket konto betalningen gjorts.
- Betalning med bankgiro eller plusgiro styrks med kopia på betalordern tillsammans med kontoutdrag.
- Autogiro styrks med kontoutdrag.
- Löneutbetalningar styrks med en kopia på lönespecifikationen (lönebeskedet).
OBS! I Swedbank kan det under datum stå "omgående" om betalningsbeviset skrivs ut för snabbt. Detta är inte godkänt då det måste framgå ett datum. Gå in på "uppgift om historisk betalning" för att även få med mottagarens kontonummer.
5. Ideell tid/ideella resurser.
Ideell tid
För ideell tid finns två blanketter att fylla i.
- Ideell tid per person (Hämta fil) - Används för en person som arbetat ihop flera timmar över flera dagar. Blanketten signeras av personen som blanketten gäller.
- Ideell tid per aktivitet (Hämta fil) - Används för många personer som genomfört en aktivitet tillsammans under en dag. En blankett per dag. Blanketten ska signeras av den som ansvarat för aktiviteten.
Övriga ideella resurser:
Projektet kan t.ex. haft en företagare som inte tagit betalt för sina insatser, eller ni kanske har fått låna en lokal gratis. Bifoga då exempelvis en prislista över vad lokalen/arbetet normalt kostar, eller be att få en faktura med 100 % rabatt. Hela kostnaden får tas upp som ideell resurs i kostnadssammanställningen.
Medfinansiering i form av lön:
När projektet medfinansierats med lönekostnader så ska dessa redovisas som en faktisk lönekostnad. Då behöver projektet redovisa följande:
- Projektdagbok (Hämta fil)
- Timkostnadsberäkning (Hämta fil)
- Kopia på lönespecifikationer
Timkostnadesberäkningen fylls i för att räkna ut vad personen kostar i timmen. Timkostnaden använder ni sedan i projektdagboken för att räkna ut den totala kostnaden.
6. Medfinansieringsintyg
Om projektet medfinansierats med reda pengar ska ett underskrivet medfinansieringsintyg bifogas. Bifoga detta tillsammans med kontoutdrag som styrker insättningen.
7. Slutrapport (Hämta fil)
Slutrapporten fylls i enligt mallen, gärna digitalt.
HÄMTA SAMTLIGA BLANKETTER HÄR!